Szkolenie MAK+: Ubytkowanie i Skontrum

Ubytkowanie książek w bibliotece to niezbędny proces zarządzania zbiorami, który polega na usuwaniu pozycji zniszczonych, nieaktualnych merytorycznie lub rzadko wypożyczanych. Działanie to ma na celu utrzymanie księgozbioru w dobrym stanie, aby był on bardziej przejrzysty, atrakcyjny i dopasowany do aktualnych potrzeb czytelników. 

Główne powody i kryteria ubytkowania książek to:

• Zniszczenie lub uszkodzenie: egzemplarze, które są fizycznie zniszczone, podarte, niekompletne, zagrzybione lub w złym stanie higienicznym, nie nadają się do dalszego udostępniania i zazwyczaj przeznaczane są na makulaturę.
• Dezaktualizacja merytoryczna: książki zawierające nieaktualne lub błędne informacje, zwłaszcza w dziedzinach nauki, techniki, prawa czy medycyny, są usuwane, aby zapewnić czytelnikom dostęp do rzetelnej i aktualnej wiedzy.
• Niska rotacja (brak zainteresowania): pozycje, które nie były wypożyczane od dłuższego czasu i jest mało prawdopodobne, że kiedykolwiek będą, są wycofywane, aby zwolnić cenne miejsce na półkach na nowsze lub bardziej popularne tytuły.
• Zarządzanie miejscem i dubletami: biblioteki mają ograniczoną przestrzeń, a selekcja pozwala efektywnie zarządzać księgozbiorem i usuwać zbędne duplikaty.
• Utrata lub kradzież: książki zagubione przez czytelników lub skradzione są formalnie spisywane ze stanu inwentarza po zakończeniu odpowiednich procedur. 

Proces ubytkowania jest formalny i regulowany wewnętrznymi instrukcjami oraz przepisami prawa, w tym Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych. Wymaga sporządzenia protokołu ubytków, zatwierdzenia przez dyrektora placówki, a następnie wykreślenia pozycji z inwentarzy i katalogów bibliotecznych.

Skontrum w bibliotece to kluczowa procedura, której głównym celem jest weryfikacja faktycznego stanu zbiorów bibliotecznych z zapisami figurującymi w katalogu lub systemie bibliotecznym.
Przeprowadza się je z kilku ważnych powodów:

• Zgodność ewidencji ze stanem faktycznym: pozwala upewnić się, że to, co jest zapisane w systemie komputerowym lub księgach inwentarzowych, fizycznie znajduje się na półkach biblioteki.
• Identyfikacja ubytków: głównym celem jest wykrycie książek zaginionych, skradzionych lub zagubionych przez czytelników, co pozwala na podjęcie odpowiednich działań (np. wycofanie z ewidencji, żądanie zwrotu/pokrycia kosztów).
• Odpowiedzialność materialna: skontrum stanowi podstawę do rozliczenia osoby materialnie odpowiedzialnej za zbiory (zazwyczaj bibliotekarza), co jest wymogiem prawnym w instytucjach publicznych.
• Aktualizacja zbiorów (selekcja): przy okazji inwentaryzacji często ocenia się stan fizyczny książek. Egzemplarze zniszczone, nieaktualne merytorycznie lub uszkodzone są kwalifikowane do naprawy lub selekcji (kasacji).
• Planowanie zakupów: znajomość rzeczywistego stanu księgozbioru pomaga w racjonalnym planowaniu nowych zakupów i uzupełnianiu brakujących pozycji.
• Wymogi formalne i prawne: okresowe przeprowadzanie skontrum jest często wymogiem wynikającym z wewnętrznych przepisów prawnych instytucji kultury i oświaty.

Podsumowując, skontrum jest niezbędne do utrzymania porządku, zapewnienia rzetelności ewidencji i efektywnego zarządzania majątkiem biblioteki. Formalne wymogi jego przeprowadzania znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych, w którym czytamy m.in., że skontrum materiałów, do których czytelnicy mają wolny dostęp, przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat. 

Te dwa zagadnienia były głównymi tematami pięciogodzinnego szkolenia online, które odbyło się 8 grudnia 2025 roku. Wydarzenie miało na celu usystematyzowanie wiedzy teoretycznej oraz praktyczne ukazanie kluczowych czynności związanych z kontrolą i ewidencją zbiorów bibliotecznych w środowisku systemu bibliotecznego MAK+. Przeprowadził je Paweł Suszczewicz, administrator wojewódzki systemu MAK+ z Instytutu Książki. Skrupulatnie przedstawił procedurę ewidencjonowania (ubytkowania) zagubionych, zniszczonych lub skradzionych książek i innych zbiorów w oprogramowaniu MAK+, tworzenie rejestrów ubytków zgodnie z przepisami. Omówił procedury finansowo-księgowe związane z odpisaniem wartości ubytków, co następuje po akceptacji protokołu przez dyrektora biblioteki. Uczestnicy mieli również okazję zadawać pytania dotyczące nietypowych sytuacji (np. odnalezienie książki już wpisanej do rejestru ubytków) oraz specyfiki działania modułu w ich konkretnych placówkach. Podczas omawiania modułu Skontrum mówił o brakach względnych: materiałach nieodnalezionych podczas pierwszego skontrum, które pozostają w zawieszeniu do następnej kontroli oraz brakach bezwzględnych i pozycjach nieodnalezionych przy ponownym skontrum, które podlegają oficjalnemu odpisaniu ze stanu. Dużą część czasu poświęcił na demonstrację i wskazówki z wykorzystania funkcji systemu MAK+ do przeprowadzenia skontrum metodą elektroniczną. Uczestnicy dowiedzieli się, jak:

• Przygotować system do skontrum: m.in. jak rozpocząć proces inwentaryzacji w programie, co generuje listę wszystkich posiadanych książek.
• Wykorzystać czytniki kodów kreskowych: omówiono proces „sczytywania" kodów książek, co automatycznie wykreśla pozycje z listy inwentaryzacyjnej.
• Generować arkusze kontroli: w przypadku braku czytników lub pracy w sekcjach bez dostępu online, system pozwala na wydruk arkuszy, które później można porównać ze stanem faktycznym.
• Ewidencjonować braki: oznaczanie pozycji, których fizycznie nie odnaleziono na półce ani w wypożyczeniach.

Szkolenie zostało ocenione przez uczestników bardzo pozytywnie. Połączenie wiedzy prawnej z praktycznymi wskazówkami oprogramowania MAK+ zapewne pozwoli na pełne zrozumienie i sprawne wdrożenie procedur skontrum i ubytkowania, minimalizując potencjalne błędy formalne i ewidencyjne. Ubytkowanie i skontrum to standardowa część pracy bibliotekarza, o której nie powinni zapominać obecni bibliotekarze!

W. Żurawski